W sytuacjach, kiedy z pewnych przyczyn oryginał wystawionej faktury VAT zaginie bądź ulegnie zniszczeniu, sprzedawca ma obowiązek wystawić ją ponownie (dane na duplikacie muszą zgadzać się z wcześniejszą fakturą). Nie istnieje ustawowo określony czas, po jakim musi być dostarczony duplikat, więc powinno to nastąpić jak najszybciej. Przepisy nie dają również sprzedawcy prawa do ubiegania się u kupującego o przyczynę zgubienia lub uszkodzenia oryginału.
Oprócz standardowego wyglÄ…du, taka faktura musi zawierać wyraz „duplikat” i datÄ™, kiedy zostaÅ‚a wystawiona (takie opcje uwzglÄ™dnia także program do faktur, jeÅ›li tworzymy je za jego poÅ›rednictwem). PozostaÅ‚e procedury pozostajÄ… takie same, tzn. oryginaÅ‚ otrzymuje odbiorca, a kopia zostaje u sprzedawcy, a w przypadku duplikatów korygujÄ…cych – faktury wystawia sprzedawca, noty korygujÄ…ce nabywca. Nie istnieje żadne ograniczenie co do wystawianych duplikatów, co oznacza że odbiorca może żądać teoretycznie nieograniczonej ich liczby i nie jest to Å‚amanie prawa. Jednak gdy wystawiajÄ…cy stwierdzi podejrzenie wyÅ‚udzania kolejnych duplikatów w celu przesuniÄ™cia terminu pÅ‚atnoÅ›ci, może zgÅ‚osić to do odpowiednich wÅ‚adz.
